Isikuandmete töötlemine Häirekeskuses

Häirekeskusesse tööle või praktikale kandideerimine

Häirekeskusesse tööle või praktikale kandideerimisel koguneb kandidaadi kohta isikuandmeid, mida töötlevad selleks ettenähtud teenistujad. Teistel teenistujatel juurdepääs isikuandmetele puudub. Häirekeskuse ametikohale kandideerimisel osutab värbamisteenust Sisekaitseakadeemia karjäärikeskus. Kõik isikuandmete töötlemisega seotud teave on leitav siit. Häirekeskuseni jõuavad ainult edukalt konkursi läbinud kandidaadi andmed. Teave kandidaadi ametisse nimetamise kohta on avalik.

Vabatahtliku isikuandmete töötlemine

Häirekeskuse vabatahtlikega liitumisel täidab vabatahtlikuks soovija isikuankeedi. Ankeedis küsime ees- ja perekonnanime, isikukoodi, kodakondsust, tegelikku elukohta, kontaktandmeid (mobiiltelefoni number ja e-posti aadress). Täiendavalt esitab vabatahtlik koopiad isikut-, haridust- ja vajadusel keeletaset tõendavatest dokumentidest.

Häirekeskus edastab vabatahtlikuks soovija nime ja isikukoodi PPA-le taustakontrolli teostamiseks (Politsei ja piirivalve seadus § 7⁵⁹ lg 1¹).

Kui vestluse järgselt võetakse soovija Häirekeskuse vabatahtlike koosseisu, siis sisestatakse tema andmed Riigitöötaja iseteenindusportaali (RTIP) ehk keskkonda, mis automatiseerib info liikumise asutustest riigi finants-, personali- ja palgaarvestuse süsteemi (SAP).

Koolituspakkumused edastatakse kõigile vabatahtlike listis olevatele e-maili aadressidele. Vabatahtlik registreerib ennast ise läbi RTIP-i koolitusele. Koolituste järgselt koondatakse info, lisaks RTIP-ile ka Häirekeskuse tööfailis (vabatahtliku nimi) konkreetse aasta vabatahtlike aktiivsuse jälgimiseks.

Vabatahtlike koosseisust välja arvatud vabatahtlike info säilitatakse tööfailis eelneva aasta kohta isikustatult, varasemad andmed anonümiseeritult. Säilitame neid andmeid vastavalt vajadusele kuni 3 aastat.

Teenistussuhte ajal andmete töötlemine

Häirekeskus töötleb peamiselt järgimisi teenistujate isikuandmeid:

• isikunimi, isikukood, kodakondsus, kontaktandmed;
• arvelduskonto number;
• haridus ja kvalifikatsioon;
• andmed teenistus- või töösuhte kohta ning staaž;
• määratud või kokkulepitud ning väljamakstud palk, tasud, toetused ja hüvitised;
• andmed kõrvaltegevustega tegelemise teatiste ja piirangute ning konkurentsipiirangu kohta;
• andmed töötervishoiu arsti juures läbivaatuse aja ning antud soovituste kohta ning andmed teenistuja terviseseisundi kohta, näiteks tervisetõendid, tervisekontrolli otsused, andmed tööõnnetuste ja kutsehaiguste kohta;
• registreeritud ja läbitud koolitused ja ressursimahukal koolitusel osalemiseks sõlmitud halduslepingud või koolituskulude hüvitamise kokkulepped;
• ergutused, hoiatused ja distsiplinaarkaristused;
• lähetused;
• üleviimised;
• avaliku võimu teostamise õiguse peatumise aeg ja aeg, millal teenistujal on õigus keelduda töö tegemisest (nt puhkus);
• ametivande andmise aeg ja koht;
• teenistusülesannete täitmiseks vajalikud load või juurdepääsud;
• teenistuja alaealiste laste ja teiste ülalpeetavate nimi ja isikukood, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks (nt puhkuse võimaldamiseks);
• tõend õppekogunemise kohustuse kohta;
• arenguvestluste- ja atesteerimistulemuste dokumentides toodud andmeid.

Teenistujatele on tööalaseks suhtluseks loodud e-posti aadress ning telefoninumber.

Siseveebis avaldatakse info teenistuja teenistussuhte alguse, muutumise ja lõppemise kohta. Samuti peetakse seal meeles teenistuja sünnipäeva kuupäeva täpsusega ning teavitatakse tööjuubelist. Siseveebis edastatakse personaalselt ka klientide tänusõnad.

Häirekeskus töötleb teenistuja isikuandmeid mitmes infosüsteemis: majandustarkvaras SAP, riigitöötaja iseteenindusportaalis RTIP ning dokumendihalduse infosüsteemis DELTA, võrgukettal ning Office 365 teenustes ja MS Teams-is.

Häirekeskuse korraldatud üritustel (nt seminar, koolitus, tänuüritus) ka pildistatakse või filmitakse. Üldjuhul on pildid kättesaadavad üksnes teenistujatele, kuid mõne olulisema või suurema ürituse pilte või videoid võidakse avalikustada ning selleks ei küsita teenistujalt nõusolekut. Ürituse üksikpiltide avalikustamiseks, eelkõige sotisaalmeedias, küsitakse eelnevalt pildil oleva teenistuja nõusolekut.

Organisatsiooni ajaloo kogumise eesmärgil säilitab Häirekeskus tähtsamate sündmuste pildi- ja videomaterjali tähtajatult.

Isikuandmete töötlemine võlaõigusliku lepingu alusel

Isikuandmeid võidakse Häirekeskuses töödelda, kui olete mõne sõlmitud lepingu (näiteks käsundus- või töövõtuleping) osapool. Sel juhul töödeldakse isikuandmeid nimetatud lepingu täitmiseks ja võimalike juriidiliste kohustuste täitmiseks ning üksnes lepingu täitmisega seotud eesmärkidel.

Kõik eraisikutega sõlmitavad lepingud on juurdepääsupiiranguga, kuivõrd sisaldavad isiku peale nime ja isikukoodi ka kontaktandmeid ja teatud juhtudel ka pangakonto numbrit. Sellistele lepingutele võivad juurdepääsu saada ka mõne teise asutuse töötaja, näiteks tasu maksmiseks Riigi Tugiteenuste Keskuse töötaja, sest neil on selleks tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus. Muudele isikutele/asutustele võime hoolimata juurdepääsupiirangust lepingutes sisalduvaid andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus ja põhjendatud vajadus (nt kohtueelne menetleja või kohus).

Lepinguid säilitatakse 7 aastat.