Обработка персональных данных

Персональными являются любые данные, позволяющие установить личность человека (см. определение в § 4Закона о защите персональных данных (далее IKS). Обработкой персональных данных является любая операция с их использованием (см. §5 IKS). Персональные данные обрабатывают и хранят в Центре тревоге с соблюдением законодательно установленного порядка и требований. При обработке персональных данных мы руководствуемся общим регламентом Европейского союза о защите персональных данных, а также положениями Закона о защите персональных данных, Закона о публичной информации и других применимых правовых актов.

Обработка персональных данных в целях выполнения задач Центра тревоги

Задачи Центра тревоги состоят в приеме и обработке звонков экстренной помощи, поступающих на номер экстренной помощи 112 или иным способом, в оценке уровня опасности и передаче распоряжения на выезд Спасательному департаменту и скорой помощи для спасательных работ, разминирования и оказания неотложной помощи, а также в передаче информации в Департамент полиции и погранохраны (Закон о спасении§ 5 ч. 1¹). При выполнении задач собирают и обрабатывают персональные, в том числе конфиденциальные данные (см. определение в §4 IKS):

имя и телефонный номер человека, передавшего сообщение об экстренной помощи;
данные потерпевшего (напр., имя, пол, возраст, личный код);
причина необходимости в помощи;
адрес места происшествия;
прочая информация о лице, ставшая известной в процессе обработки извещения о происшествии.

Звонки экстренной помощи, поступающие в Центр тревоги, записывают, а содержание сообщения экстренной помощи сохраняют в инфосистеме обработки сообщений экстренной помощи.

Передача персональных данных другим учреждениям или лицам

Центр тревоги сохраняет информацию, собранную при обработке сообщения экстренной помощи, и передает ее вместе с распоряжением о выезде бригаде скорой помощи и бригаде спасателей, а также сообщает сведения о полицейском инциденте службе оперативной информации Департамента полиции и погранохраны. Персональные данные передают другим учреждениям и лицам только в том случае, если для этого имеется законное основание и обоснованная необходимость.

Участие в конкурсе на должность в Центре тревоги

Документы, связанные с участием в конкурсе на вакансию, содержат персональные данные, которые обрабатывают служащие, занятые на соответствующих должностях. Для остальных служащих Центра тревоги доступ к персональным данным кандидатов закрыт.

Согласно Закону о спасательной службе (§ 7²), кандидат на должность спасателя представляет в Центр тревоги персональную анкету, содержащую дополнительную информацию о его близких. Для проверки достоверности представленных в персональной анкете данных Центр тревоги делает запросы в учреждения государственного и местного (само)управления, обращается к физическим и юридическим лицам.

На все документы, связанные с кандидатами, наложено ограничение доступа. Информация об участии лица в конкурсе также не подлежит обнародованию. Информация о назначении кандидата на должность является публичной. Кандидат имеет право знать, какие данные собрал в его отношении Центр тревоги, имеет право ознакомиться с этими данными и дать собственные разъяснения.

Персональные данные в переписке

Согласно Закону о публичной информации, данные о переписке с Центром тревоги доступны на его сайте, в публичном регистре документов. При просмотре публичной версии регистра документов установить личность физического лица невозможно, публикуют только инициалы или обозначают человека как «частное лицо».

Персональные данные (например, имя и контактные данные, описание связанных с человеком проблем и пр.) содержатся в представленных физическими лицами ходатайствах о разъяснении, докладных записках, информационных запросах и прочих обращениях. Персональные данные могут также содержаться в письме, полученном от другого учреждения (например, в копии ответа на обращение лица).

Ходатайства и обращения людей регистрируют в электронной системе документооборота, они признаны информацией с ограничением доступа. Данные людей хранятся в системе документооборота в цифровом виде и используются только для ответа на обращение. Если при ответе на обращение для получения дополнительной информации необходимо общение с третьей стороной, персональные данные раскрывают в минимально возможном объеме.

Если третье лицо желает ознакомиться с перепиской между физическим лицом и Центром тревоги и подает соответствующий информационный запрос, его рассматривают и принимают решение о полной или частичной выдаче запрошенного документа. Ограничение доступа зависит от содержания документа. Основания для возможного ограничения доступа приведены в § 35 Закона о публичной информации.

Независимо от наличия или отсутствия ограничения доступа, мы выдаем документы учреждениям или лицам, имеющим непосредственное законное право их затребовать (например, следственному органу, органу внесудебного производства или суду).

Для отправки писем Центр тревоги использует электронную почту, а также простые и заказные почтовые отправления. В некоторых случаях отправляемое физическому лицу электронное письмо может быть зашифровано или содержать зашифрованные документы в целях защиты персональных данных адресата. Для шифрования необходим личный код получателя, который при необходимости спросят. Чтобы открыть зашифрованные документы, нужно программное обеспечение, ID-карта и считыватель ID-карты. Смотрите инструкции здесь.

Права лица на ознакомление с собственными данными

Каждый имеет право ознакомиться с собранными в отношении себя данными. Если персональные данные опубликованы, их можно увидеть на сайте, в ином случае для этого надо подать запрос на получение информации. По возможности данные представляют тем способом, который удобен предъявителю информационного запроса, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации запроса.
Для передачи частному лицу персональных данных Центр тревоги должен подтвердить личность человека, подавшего запрос на получение информации.
Центр тревоги не выдает персональные данные человеку, подавшему запрос на получение информации, если при этом нельзя исключить выдачу данных других лиц, законное основание для обработки которых у запрашивающего информацию лица отсутствует.
Каждый имеет право исправить свои неверные персональные данные, представив соответствующее ходатайство.
Каждый имеет право подать в отношении обработки данных в Центре тревоги жалобу или возражение в Инспекцию по защите данных либо обратиться в административный суд.

Хранение персональных данных

Содержание медицинских, спасательных и полицейских сообщений экстренной помощи хранят в инфосистеме обработки сообщений экстренной помощи в течение трех лет, согласно части 1 § 8 положения об учреждении и ведении базы данных сообщений экстренной помощи. В соответствии с частью 2 той же статьи, данные отражаются в базе данных в персонализированном виде в течение одного года, после чего обезличиваются.
Записи звонков экстренной помощи хранят в течение одного года.
Данные кандидатов, не получивших должность, хранят в течение срока обжалования (один год).
Данные следующего по рейтингу кандидата на должность хранят в течение 150 дней с момента, когда победителю конкурса предложено вступить в должность.
С согласия кандидата – для получения предложений об участии в будущих конкурсах.
Трудовые договоры, персональные анкеты и прочие персональные данные хранят в соответствии с установленными законом требованиями.
Переписку с частными лицами, как правило, хранят в Центре тревоги в течение пяти лет или до наступления установленного правовым актом срока.

истечении срока хранения документы/данные стирают или уничтожают.

Нарушение, связанное с персональными данными

При обнаружении в Центре тревоги связанного с персональными данными нарушения, которое, по всей вероятности, представляет собой опасность для прав и свобод физического лица, об этом извещают Инспекцию по защите данных и принимают меры по немедленному прекращению нарушения.

Если в результате нарушения, связанного с персональными данными, лицу угрожает серьезная опасность, его уведомляют об этом, чтобы оно при необходимости могло принять смягчающие положение меры.

Посещение сайта Центра тревоги

При посещении сайта Центра тревоги в статистических целях собирают следующие данные:

интернет-адрес, то есть IP-адрес компьютера или компьютерной сети, не связываемый с информацией, позволяющей установить личность;
имя и адрес провайдера компьютера или компьютерной сети;
дата и время посещения сайта;
посещаемые разделы сайта.

Посещение зданий Центра тревоги

При входе в здания Центра тревоги сотрудник охраны спрашивает у посетителя удостоверяющий личность документ для установления личности и выдачи пропуска. Имя, личный код и номер документа посетителя вводят в электронную базу данных, доступ к которой имеют только сотрудники охраны.